Por Mark Nascimento
A rotina de trabalho demanda foco, planejamento e uma boa administração do tempo. Para lidar com esses desafios, o uso de um gerenciador de tarefas pode ser uma solução eficaz. Lorenna Karolly, coordenadora dos cursos de Gestão (Administração, Recursos Humanos e Contabilidade) da UNINASSAU Maceió, explicou como aproveitar esse tipo de ferramenta, além de compartilhar dicas e as opções disponíveis on-line.
Um dos maiores benefícios no uso de gerenciador de tarefas é a melhoria na gestão do tempo. Ao visualizar com clareza as atividades a serem realizadas a longo prazo, o profissional consegue direcionar a atenção necessária para cumprir suas responsabilidades. De acordo com Lorenna, "a produtividade também é impactada de forma positiva. Mesmo que nem todo planejamento se concretize, o registro e o acompanhamento aumentam significativamente as chances de sucesso".
A procrastinação é o maior inimigo da produtividade, prejudicando o foco e adiando as coisas mais importantes. A coordenadora sugeriu executar imediatamente as tarefas que levam menos de dois minutos, em vez de anotá-las para fazer mais tarde. "Segundo a Lei de Parkinson, quanto mais tempo disponível, mais tendemos a adiar as coisas para o final. O profissional deve seguir o caminho oposto: quanto maior a responsabilidade, maior deve ser sua habilidade de gerenciar tempo e afazeres".
Esse “mapa” evita, ainda, o esquecimento das responsabilidades. Como destacou a coordenadora, "dedicar alguns minutos do dia para registrar o progresso é essencial. Ter algo visível, constantemente lembrando das atividades, contribui para sua conclusão, melhora a comunicação entre os membros da equipe e facilita a distribuição das funções". Segundo ela, quem ainda não utiliza ferramentas do tipo e deseja incorporá-la à rotina, é recomendável transformar o registro em um hábito.
Enquanto alguns profissionais preferem um gerenciador em formato de quadros e gráficos, outros podem optar por estruturas mais organizadas, como planilhas. “Técnicas como a Matriz de Eisenhower ajudam a decidir quais tarefas devem ser feitas imediatamente, adiadas, delegadas ou descartadas. Já a do Pomodoro, recompensa com pausas após a conclusão de um serviço. Softwares como o Asana auxiliam na conclusão de projetos e no trabalho em equipe, enquanto o Trello se organiza em formato de post-its”, elencou Lorenna.
Para Lorenna, manter um “diário de bordo” oferece uma visão detalhada do desenvolvimento dos trabalhos. “Quando você revisita o que já fez e se aprimora, chamamos de lição aprendida. Além disso, essas ferramentas ajudam a refletir sobre a eficácia de cada ação, questionando se ainda faz sentido ou se ajustes são necessários”, concluiu a coordenadora dos cursos de Gestão da UNINASSAU Maceió.
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